Ledenbeheer via je boekhoudpakket: waar het schuurt

Veel bedrijven met lidmaatschappen of abonnementen houden hun leden bij in het boekhoudpakket. Dat is een logische keuze, want de facturen staan er al. Moneybird heeft abonnementsvormen, e-Boekhouden.nl heeft terugkerende facturen en zelfs een aparte ledenadministratie. Tot je merkt dat je niet je leden beheert, maar je facturen.

Dat verschil zit in waar het systeem om gebouwd is. Een boekhoudpakket draait om een factuur en een klant. Een ledensysteem draait om een lid: sinds wanneer, welk lidmaatschap, loopt het nog, en mag die persoon vandaag naar binnen. Die laatste vraag kan een factuurregel niet beantwoorden.

In de praktijk merk je dat aan het overtypen. Elke nieuwe inschrijving, elke overstap van maand naar jaar, elke pauze en elke opzegging: iemand op kantoor voert het in. Dat is precies het werk dat je dacht weg te halen toen je die abonnementen aanzette.

Eerlijk over wat die pakketten wel doen, want dat is best veel. e-Boekhouden.nl beschrijft zijn ledenadministratie als een bestaande ledenlijst importeren, zelf invoervelden definiëren, periodieke contributie innen en nieuwsbrieven versturen. Moneybird laat klanten zelf hun abonnement opzeggen of van type wisselen, en int via een machtiging. Voor de administratieve kant is dat netjes geregeld.

Wat er niet bij zit, is de kant van het lid zelf. Zichzelf inschrijven zonder dat jij iets invoert. Een strippenkaart met een saldo dat afloopt, want tien lessen zijn geen factuur. En de deur, want wie naar binnen mag is dezelfde vraag als wie betaald heeft.

Voor een sportschool, dansschool of skatepark is dat laatste geen detail. Zolang betaling en toegang in verschillende systemen leven, doet iemand de verbinding met de hand. Meestal is dat een lijstje aan de balie, of iemand die het gewoon weet.

MySubs is om het lid heen gebouwd in plaats van om de factuur. Leden schrijven zichzelf in via een link of QR-code en staan direct in je ledenlijst. Lidmaatschappen hebben looptijden, strippenkaarten hebben een saldo. Contributie en abonnementsgeld lopen via automatische incasso met Mollie, op het Mollie-account van je eigen organisatie, dus het geld gaat rechtstreeks naar jullie rekening. Aan de deur scan je wie er binnenkomt.

Waar het echt gaat schelen is de kant die je lid ziet. Een lid heeft een eigen app met zijn pas, zijn strippenkaarten en het saldo dat er nog op staat, zijn abonnementen en een plek om een vraag te stellen. Dat hoef jij niet meer op te zoeken en door te geven.

Er is ook een gezinsmodule. Een ouder logt één keer in en voegt vanuit de app zelf een kind toe, kiest bij welke organisatie en welk lidmaatschap dat hoort, en wisselt daarna in dezelfde app tussen de gezinsleden. Eén ouder die het regelt, meerdere leden. Probeer dat te modelleren in een pakket waarin elke factuur bij precies één klant hoort.

Wat MySubs niet doet, is je boekhouding vervangen. Je blijft je administratie doen waar je die nu doet. Het verschil is dat het ledenwerk daar niet meer in hoeft: geen inschrijvingen overtypen, geen abonnementen handmatig wijzigen, geen aparte lijst voor de deur.

Starter is gratis en je hebt geen creditcard nodig om te beginnen. Bekijk MySubs voor bedrijven, of vraag een demo aan.