Privacybeleid

1. Wie we zijn

MySubs (mysubs.nl) is een platform voor ledenbeheer, lidmaatschappen, strippenkaarten en toegang via een digitale lidpas. We bieden de dienst aan via de website, het organisatie-dashboard en de My Subs-app.

Vestiging: Gieskesstraat 43A, 7554 LB Hengelo. KvK: 93173962. Voor vragen over privacy: info@mysubs.nl.

2. Wie is verantwoordelijk

Er zijn twee rollen, afhankelijk van wat je doet.

De organisatie (vereniging, club, bedrijf of stichting) waarbij je lid bent, is verwerkingsverantwoordelijke voor jouw ledengegevens: naam, contact, adres, lidmaatschappen, scans aan de deur en betalingsstatus. MySubs verwerkt die gegevens als verwerker in opdracht van die organisatie.

MySubs is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor accounts van organisatiebeheerders, voor het gebruik van de website en de app (inloggen, beveiliging, support) en voor gegevens die we nodig hebben om de dienst te leveren en te factureren aan organisaties.

Wil je inzage, correctie of verwijdering van ledengegevens, start dan bij de organisatie. Voor je MySubs-account kun je verwijderen in de app of mailen naar info@mysubs.nl.

3. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je MySubs gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• Leden: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, adres (straat, postcode, plaats, land), profielfoto als die is geüpload, lidmaatschappen, strippenkaarten en tickets.
• Organisatiebeheerders: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), eventuele tweestapsverificatie, organisaties waaraan je gekoppeld bent.
• Toegang: roterende lidpas-code, scans aan de deur (tijdstip, organisatie, of toegang is verleend of geweigerd).
• Betalingen: of een betaling of incasso is gelukt, via Mollie op het account van de organisatie. We slaan geen volledige rekeningnummers of kaartnummers op voor incasso.
• App en inloggen: apparaatnaam, sessie-/accesstokens, eenmalige inlogcodes per e-mail.
• Website: technische loggegevens die de server nodig heeft (zoals IP-adres in serverlogs), zo kort als redelijk.

4. Waarom en op welke grond

We verwerken gegevens om de dienst te leveren: accounts, ledenadministratie, lidpassen scannen, lidmaatschappen en strippenkaarten, en betalingen via Mollie.

Gronden: uitvoering van de overeenkomst (organisatie-abonnement of lidmaatschap bij een organisatie), gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruik voorkomen, de dienst verbeteren) en wettelijke plicht waar die geldt (bijvoorbeeld administratie). Waar toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor optionele foto’s, kun je die intrekken.

5. Camera in de app

De camera wordt alleen gebruikt om een lidpas (QR-code) te scannen aan de deur. We nemen geen foto’s of video op voor dit doel en gebruiken geen microfoon. Scans worden bij de organisatie bewaard als toegangsmoment, niet als camerabeeld.

6. Betalingen (Mollie)

Als een organisatie lidmaatschappen of kaarten laat betalen, loopt dat via Mollie B.V. op het Mollie-account van die organisatie. Het geld gaat van lid naar de organisatie, niet naar MySubs (behalve eventuele platformvergoeding van de organisatie aan ons). Mollie heeft een eigen privacyverklaring: https://www.mollie.com/privacy.

7. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen waar nodig:

• Met de organisatie waarbij je lid bent of die je beheert.
• Met Mollie voor betalingen, als de organisatie dat heeft ingesteld.
• Met hosting-, e-mail- en infrastructuurleveranciers die de dienst draaien, onder afspraken over vertrouwelijkheid.
• Met Apple of Google als je de app via hun store installeert; zij verwerken dan hun eigen store-gegevens.
• Als de wet ons daartoe verplicht.

8. Bewaartermijn

Leden- en transactiegegevens bewaren we zolang de organisatie de omgeving gebruikt en daarna zolang nodig voor administratie of geschillen. Verwijder je je account in de app, dan verwijderen we je inlogaccount. Gegevens die de organisatie wettelijk of administratief moet bewaren (bijvoorbeeld betaalhistorie) kunnen bij die organisatie blijven tot zij die zelf wissen of hun omgeving opheffen.

9. Beveiliging

Toegang tot de dienst gaat via versleutelde verbindingen (HTTPS). Wachtwoorden en inlogcodes bewaren we niet in leesbare vorm. Organisatiebeheerders kunnen tweestapsverificatie aanzetten. Lidpassen roteren zodat een screenshot niet blijvend geldig is.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar, binnen de AVG. Leden kunnen hun MySubs-account in de app verwijderen. Voor ledengegevens bij een organisatie: neem contact op met die organisatie of met info@mysubs.nl. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Cookies en ingesloten diensten

De marketingwebsite gebruikt functionele scripts (onder andere lettertypes en opmaak). We zetten geen advertentiecookies. Als we later statistiek-cookies toevoegen, vermelden we dat hier.

12. Minderjarigen

Organisaties kunnen ook jeugdleden inschrijven. De organisatie is verantwoordelijk voor toestemming van een ouder of voogd waar de wet dat vraagt. De app is niet bedoeld als sociaal netwerk voor kinderen.

13. Doorgifte buiten de EER

We hosten bij voorkeur in de EU. Als een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, doen we dat alleen met passende waarborgen (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).

14. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan telt. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we organisaties via de dienst of per e-mail.