AVG en ledenadministratie voor een vereniging

Voor de AVG komt ledenadministratie hierop neer: je bewaart wat je nodig hebt om iemand lid te laten zijn, contributie te innen en toegang te geven. Niet “alles wat we ooit hebben gevraagd”, en niet in een bestand dat het hele bestuur in de mail heeft.

Waar de ledenlijst voor dient

Het doel is het lidmaatschap. Naam, contact, startdatum, soort lid en betaalgegevens die de incasso nodig heeft, horen daarbij. Een kopie van een identiteitsbewijs of een gezondheidsvraag hoort daar meestal niet bij, tenzij je een aparte reden hebt en die uitlegt. Twijfel je, leg het voor aan iemand die jullie vereniging kent. Dit is geen juridisch advies voor een specifiek geval.

Waarom een gedeelde spreadsheet een risico is

Niet omdat Excel verboden is, maar omdat kopieën blijven bestaan als iemand stopt. Dan weet je niet meer welk bestand actueel is, en oud-leden blijven in een bijlage staan. Een systeem met één lijst en een login per bestuurslid is makkelijker uit te leggen aan een lid dat vraagt wat je van diegene bewaart.

Bij ledenbeheer voor verenigingen staat die lijst op één plek. Oud-leden haal je uit de werklijst zonder de financiële stukken weg te gooien. Die blijven in je boekhouding, waar de bewaartermijn thuishoort.

Inzage: laat het lid zelf kijken

Een lid hoort de eigen gegevens, pas en saldo te kunnen zien, zonder dat jij een export mailt. Dat is ook het praktische antwoord op een verzoek om inzage: laat het lid inloggen, in plaats van een spreadsheet te doorzoeken.