Penningmeester stopt: ledenadministratie overdragen

Als de penningmeester stopt, moet de vereniging de ledenlijst, de openstaande contributie en de incasso kunnen voortzetten zonder die persoon. Lukt dat niet, dan stond de administratie in een hoofd en een mailbox, niet bij de vereniging.

Wat je overdraagt

De actuele lijst: wie lid is, welk bedrag, en wie openstaat. De machtigingen, of in elk geval toegang tot het systeem dat ze uitvoert. En waar de jaarrekening en bonnen staan. Een zip “leden-definitief-v3” is geen overdracht.

Wat je intrekt

De login van wie stopt. Een gedeeld wachtwoord op een spreadsheet intrek je niet. Iedereen die het ooit heeft gehad, houdt een kopie. In ledenbeheer voor een vereniging heeft elk bestuurslid een eigen login. Die zet je uit. De lijst blijft.

Incasso loopt door

De machtiging is een afspraak met het lid en de rekening van de club, niet met de naam van de penningmeester. De nieuwe penningmeester moet wel bij Mollie en bij de ledenlijst kunnen. Zet dat in de eerste week, niet na de eerste mislukte incasso.

Wie daarna aantreedt, leest ook hoe je contributie int zonder najagen. Het patroon hoort bij de club, niet bij één persoon.