Ledenlijst in Excel: wanneer is het tijd voor iets anders?

De penningmeester stopt. In de overdracht zitten drie bestanden: “leden”, “leden-def” en “leden-def-nieuw”. Welke klopt? Niemand weet het zeker.

Een ledenlijst in Excel is prima, zolang één persoon het bestand kent en contributie met de hand wordt afgevinkt. Het gaat mis als er twee versies rondgaan of iemand de verkeerde rij wist.

Waar Excel vastloopt

Excel weet niet of een lidmaatschap nog loopt, of de contributie binnen is en of iemand vanavond naar binnen mag. Dat zit in tabbladen, een WhatsApp-groep en het hoofd van de secretaris. Bij een bestuurswisseling raakt dat bestand vaak als eerste zoek.

Drie vragen die op één plek horen

Wie is lid? Wat betalen ze? Wie mag naar binnen? Meer hoeft een ledenlijst niet te beantwoorden. Nieuwe leden melden zichzelf aan, dus niemand typt een mailtje over. Contributie loopt via incasso, niet via een kolom “betaald ja/nee”.

Dat is ledenbeheer voor verenigingen. Je importeert je bestaande lijst als CSV, leden schrijven zich in via een QR-code of link, en contributie loopt via Mollie op jullie eigen account. Incasso zit in het pakket Basic, het gratis pakket is genoeg om te beginnen.

Wisselt het bestuur binnenkort? Lees dan hoe je de ledenadministratie overdraagt.

Wanneer Excel nog prima is

Houd het bij een spreadsheet als je een paar dozijn leden hebt, één beheerder en geen incasso of toegangscontrole nodig hebt. Zodra het bestuur wisselt of de penningmeester elke maand achter betalingen aan zit, houdt het bestand je op.