Penningmeester stopt: ledenadministratie overdragen

Stopt de penningmeester, dan moet de vereniging de ledenlijst, de openstaande contributie en de incasso zonder die persoon kunnen voortzetten. Lukt dat niet, dan zat de administratie in een hoofd en een mailbox, niet bij de vereniging.

Wat je overdraagt

De actuele lijst: wie lid is, welk bedrag, en wie openstaat. De machtigingen, of in elk geval toegang tot het systeem dat ze uitvoert. En waar de jaarrekening en bonnen staan. Een zip met “leden-definitief-v3” is geen overdracht.

Wat je intrekt

De login van wie stopt. Een gedeeld wachtwoord op een spreadsheet kun je niet intrekken: iedereen die het ooit had, houdt een kopie. Bij ledenbeheer voor een vereniging heeft elk bestuurslid een eigen login. Die zet je uit, en de lijst blijft.

De incasso loopt door

De machtiging is een afspraak met het lid en de rekening van de club, niet met de naam van de penningmeester. De nieuwe penningmeester moet wel bij Mollie en bij de ledenlijst kunnen. Zet dat in de eerste week, niet na de eerste mislukte incasso.

Wie aantreedt, leest ook hoe je contributie int zonder najagen. De werkwijze hoort bij de club, niet bij één persoon. En zit alles nu nog in Excel? Dan helpt ledenbeheer zonder Excel.